¿Cómo dejar de perder llamadas en su negocio?
La mayoría de los negocios pierden llamadas por tres motivos: la línea está ocupada, no hay nadie libre o llaman fuera de horario. Se evita sin contratar a nadie más, con una centralita que pone las llamadas en espera, las reparte, las desvía y registra las que no se atienden para devolverlas.
Escrito por el equipo de TelcoPyme · Actualizado el
¿Por qué se pierden las llamadas?
- La línea está ocupada. Si su número solo admite una llamada a la vez, la segunda oye comunicando y cuelga.
- No hay nadie libre. El teléfono suena, pero todos están atendiendo a alguien en persona.
- Llaman fuera de horario. A primera hora, al mediodía o por la noche. Si nadie contesta y no hay mensaje, el cliente prueba con otro.
- El desvío no funciona. La llamada salta a un móvil apagado o a una persona que ya no está.
- Nadie sabe que se perdieron. Si no queda registro, nadie las devuelve.
¿Cómo saber cuántas llamadas pierde?
Con un teléfono normal, es difícil saberlo. Con una centralita que registra las llamadas, basta con mirar las estadísticas: cuántas entran, a qué hora, cuántas se atendieron y cuántas no. Ese dato le dice también en qué franjas necesita reforzar la atención.
Cinco formas de que ninguna llamada se quede sin respuesta
- Poner las llamadas en espera en vez de dar comunicando. Quien llama oye un mensaje y pasa a la primera persona libre. Es lo que en el sector se llama cola de llamadas.
- Repartir las llamadas entre varias personas. Si no contesta recepción, suena en otro puesto. Si no, en un tercero.
- Clasificar con un mensaje de bienvenida. «Para citas, pulse 1; para otras consultas, pulse 2». Cada llamada va a quien la puede resolver, sin pasarla de mano en mano.
- Responder siempre fuera de horario. Con un mensaje con el horario, la web donde reservar o el desvío a un móvil de guardia.
- Devolver las llamadas perdidas. Con el registro de llamadas no atendidas, su equipo puede devolverlas en cuanto tenga un hueco.
Un paso más: si la centralita está conectada a su programa, al sonar el teléfono aparece la ficha de quien llama y la conversación se resuelve antes.
Todo esto lo hace una centralita virtual para empresas. Y si su equipo se mueve, el móvil para empresas unido a la centralita hace que la llamada le llegue donde esté.
¿Cambia según el tipo de negocio?
Las cinco formas sirven para todos, pero cada negocio pierde llamadas en un momento distinto:
- Clínicas. El pico es a primera hora, con pacientes en el mostrador. Lo que más ayuda es la espera con mensaje y que aparezca la ficha del paciente. Centralita para clínicas
- Hoteles. La llamada que se pierde suele ser una reserva mientras recepción atiende un check-in. Ayuda el desvío a otro puesto o al móvil. Centralita para hoteles
- Restaurantes. En pleno servicio no hay manos libres. Ayuda el mensaje con opciones, el desvío al encargado y devolver las llamadas perdidas. Centralita para restaurantes
- Asesorías y corredurías. Además de atender, importa dejar constancia. Ayuda el registro y la grabación de llamadas. Centralita para asesorías y corredurías
Preguntas frecuentes
¿Necesito contratar a otra persona para no perder llamadas?
Normalmente no. La mayoría de las llamadas se pierden por cómo está organizado el teléfono, no por falta de personal. Ordenarlas con una centralita suele bastar.
¿Qué hago con las llamadas que entran fuera de horario?
Como mínimo, responder con un mensaje que diga el horario y otra forma de contactar. Si es importante, desviarlas a un móvil de guardia. Y siempre dejarlas registradas para devolverlas.
¿Es mejor un contestador?
Un contestador ayuda, pero muchos clientes no dejan mensaje. Funciona mejor una centralita que intenta antes pasar la llamada a otra persona y registra las que no se atienden.
¿Cuánto se tarda en notar la diferencia?
Desde la primera semana tendrá el dato de cuántas llamadas entran y cuántas se pierden, que es lo primero que hay que conocer.
¿Quiere saber cuántas llamadas se le quedan sin contestar? Pasamos por su negocio y lo vemos con usted. Sin coste y sin compromiso.
