¿Qué es una centralita virtual?
Una centralita virtual es un servicio que hace lo mismo que la centralita de toda la vida (repartir llamadas, pasar extensiones, poner música de espera), pero sin aparato en la oficina. Funciona por internet y se gestiona desde el ordenador o el móvil. Solo necesita una buena conexión y teléfonos o una aplicación.
Escrito por el equipo de TelcoPyme · Actualizado el
¿Cómo funciona una centralita virtual?
La centralita no está en un armario de su oficina, sino en los servidores del operador, conectados a internet. Cuando alguien llama a su empresa:
- La llamada llega a la centralita por internet.
- La centralita aplica las reglas que usted ha decidido: qué mensaje oye quien llama, qué teléfonos suenan, en qué orden, qué pasa si nadie contesta.
- La llamada suena en el teléfono de mesa, en el ordenador o en el móvil de la persona que debe cogerla, esté donde esté.
Por eso también se la llama «centralita en la nube»: «la nube» significa simplemente que funciona en servidores externos a los que se accede por internet.
¿Qué diferencia hay con una centralita física?
| Característica | Centralita física | Centralita virtual |
|---|---|---|
| Dónde está | Un aparato en su oficina | En los servidores del operador, por internet |
| Qué hay que comprar | El aparato y su instalación | Nada de aparatos; se paga el servicio |
| Cambiar un desvío o un horario | Suele hacer falta un técnico | Lo cambia usted desde un panel |
| Atender fuera de la oficina | Difícil o imposible | Desde el móvil o el portátil |
| Crecer (más personas, otra sede) | Puede requerir ampliar el aparato | Se añaden extensiones al servicio |
| Mantenimiento y actualizaciones | A su cargo | Los hace el operador |
| Si se va internet | Depende de cómo esté conectada a la red | Necesita conexión; se recomienda una línea de respaldo |
¿Qué puede hacer por un negocio que recibe muchas llamadas?
- Que nadie oiga comunicando. Las llamadas esperan su turno con un mensaje y pasan a la primera persona libre.
- Que cada llamada llegue a su sitio. El mensaje de bienvenida con opciones («para citas, pulse 1») se llama, en el sector, operadora automática o IVR.
- Que nada se quede sin respuesta fuera de horario. Un mensaje con el horario o un desvío al teléfono de guardia.
- Saber cuántas llamadas pierde. Las estadísticas muestran las llamadas no atendidas para devolverlas.
- Saber quién llama antes de descolgar, si la centralita se conecta con su programa de citas, de reservas o de gestión.
¿Qué necesita para tenerla?
- Una buena conexión a internet, mejor con una línea de respaldo.
- Con qué atender: teléfonos de mesa o inalámbricos compatibles, o una aplicación en el ordenador o el móvil.
- Alguien que la configure bien. La diferencia entre una centralita que funciona y una que no está en cómo se configuran las colas, los horarios y los desvíos para su negocio concreto.
¿Cuándo no le conviene?
Si su conexión a internet se cae a menudo y no puede mejorarla, una centralita virtual le dará problemas. En ese caso, lo primero es arreglar la conexión: una fibra estable o una línea de respaldo que entre sola cuando la principal falla. Se lo explicamos en la guía qué es una conexión de respaldo 4G.
Preguntas frecuentes
¿Una centralita virtual es lo mismo que una centralita en la nube?
Sí. Son dos nombres para lo mismo: una centralita que funciona por internet, sin aparato en su oficina.
¿Puedo mantener mi número de teléfono?
Normalmente sí, mediante la portabilidad (el cambio de compañía conservando el número). Conviene comprobarlo antes de contratar.
¿Se oye peor que un teléfono normal?
Con una conexión adecuada, no. Por eso la conexión es lo primero que se revisa.
¿Hace falta un técnico para cambiar algo?
No para lo del día a día. Los horarios, los desvíos o el mensaje de bienvenida se cambian desde un panel. Para la configuración inicial, sí conviene alguien que conozca su negocio.
Si quiere ver qué incluye y cómo se instala en su empresa: Ver la centralita virtual para empresas
Y si prefiere que se lo expliquemos en persona:
Más en la guía cómo dejar de perder llamadas en su negocio.